வழக்கமாக கம்ப்யூட்டரில் எந்த ஆவணங்களைத் தயாரித்தாலும் அதனை இறுதியாக்கும் முன் அதன் அச்சுப் பிரதி ஒன்றை எடுத்துக் கொண்டு பிழை திருத்துவது நல்லது. ஏனென்றால் மானிட்டர் ஸ்கிரீனில் கண்ணுக்குச் சரியாகப் புலப்படாத சில விஷயங்கள் பிரிண்ட் பிரதியில் தெரியும். அப்படியானால் எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் அதன் பார்முலாக்கள் சரியாக இருக்கின்றனவா என்று எப்படி பார்ப்பது? எனென்றால் பார்முலாக்கள் நாம் எடுக்கும் பிரிண்ட் பதிப்பில் கிடைக்காதே என்ற கேள்வி உங்களுக்கு எழலாம். இதற்குப் பதில் நீங்கள் உங்கள் எக்ஸெல் தொகுப்பில் அமைக்கும் ஆப்ஷன்களைப் பொறுத்தே உள்ளது. பார்முலாக்களை பிரிண்ட் எடுக்க என்ன ஆப்ஷன்களை ஏற்படுத்துவது எனப் பார்க்கலாம். முதலில் மெனு செல்லவும். பின் விரியும் மெனு பாரில் Options என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதில் கிடைக்கும் விண்டோவில் உள்ள டேப்களில் View என்ற டேப்பினைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இதில் கீழாக உள்ள Windows என்ற பிரிவில் Formulas என்ற சொல் உள்ள இடத்தைக் கண்டறிந்து அதன் எதிரே உள்ள சிறிய கட்டத்தில் டிக் அடையாளத்தை ஏற்படுத்தவும். பின் அனைத்திற்கும் ஓகே கிளிக் செய்து விண்டோக்களை மூடவும். உடனே நீங்கள் உங்களின் ஒர்க் ஷீட்டிற்குச் செல்வீர்கள். அங்கு பார்முலாக்கள் காட்சி அளிக்கும். அவற்றின் விளைவாகக் கிடைக்கும் வேல்யூக்கள் இருக்காது. இந்த மெனு, விண்டோக்களை அணுகாமல் பார்முலாக்களாக உங்களுக்குக் கிடைக்க வேண்டு மென்றால் Ctrl + ~ கீகளைப் பயன்படுத்தவும். (இதில் இரண்டாவது கீயான ~ பெற தேட வேண்டாம். இது டேப் கீக்கு மேலாக கீ போர்டில் இருக்கிறது. ஷிப்ட் அழுத்திப் பெறலாம். )
பார்முலா உள்ள இடத்தில் பார்முலாவும் எண்கள் உள்ள இடத்தில் அவற்றில் எந்த மாறுதலும் இல்லாத எண்களும் கிடைக்கும். இனி நீங்கள் பார்முலாவோடு பிரிண்ட் எடுத்துக் கொள்ளலாம். அப்படியானால் மீண்டும் பார்முலாக்கள் இயங்க வேண்டுமானால் என்ன செய்வது என்று கேட்கலாம். மீண்டும் Ctrl + ~ கீகளை அழுத்துங்கள். இவ்வாறு பார்முலாக்களிலும் பிழைகளைத் திருத்தி ஒர்க்ஷீட்டை எடிட் செய்திடலாம்.
செல்லுக்குள் சுருங்கும் எண்கள்
தொகுப்பில் செல் ஒன்றில் எண்களை அமைக்கிறீர்கள். அப்போது இடம் இல்லை என்றால் செல் தானாக விரிந்து கொள்கிறது. அல்லது நமக்குப் பிடிக்காத ##### என்ற அடையாளம் கிடைக்கிறது. காரணம் என்னவென்றால் நீங்கள் தரும் எண் அந்த செல்லில் அடங்கவில்லை என்று பொருள். இது போல செல் விரிவடைவது உங்களுக்குப் பிடிக்கவில்லை என்றால் உங்களுக்கு இன்னொரு வழி உள்ளது. எண்களை சிறியதாக்கிவிட்டால் செல்லுக்குள் அடங்கிவிடும் அல்லவா? இந்த வேலை யை யார் பார்ப்பார்கள்? எண்களை அடித்துப் பின் செலக்ட் செய்து பின் அதன் அளவைச் சுருக்கும் வேலை நேரம் எடுக்கும் செயல் அல்லவா? தேவையே இல்லை. கம்ப்யூட்டரே அதனைப் பார்த்துக் கொள்ளும். செல்லின் அகல அளவைக் கூட்டாமல் செல்லுக்குள் எண்களின் அளவைச் சுருக்கி அமைத்துக் கொள்ளும். எப்படி எழுத்துக்களின் அளவைச் சுருக்கலாம் என்று யோசிக்க வேண்டாம். அதற்கான "shrink to fit" என்ற கட்டளைக் கட்டத்தினைக் கிளிக் செய்திட்டால் போதும். இதற்கு முதலில் எந்த செல்களில் மற்றும் படுக்க வரிசைகளில் இந்த செயல்பாடு தேவையோ அவற்றை முதலில் செலக்ட் செய்திடவும். அதன்பின் பார்மட் செல்ஸ் (Format Cells) விண்டோவினைத் திறக்க வேண்டும். இதற்கு செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்த பின்னர் ரைட் கிளிக் செய்து வரும் மெனுவில் Format Cells என்ற பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும். அல்லது கண்ட்ரோல் + 1 அழுத்தவும். இதில் கிடைக்கும் டேப்களில் Alignment டேபினைக் கிளிக் செய்து அதற்கான விண்டோவினைப் பெறவும். Text Control section என்ற பிரிவில் Shrink to fit என்பதைக் கிளிக் செய்திடவும். பின் ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும். இனி தேர்ந்தெடுத்த செல்களில் எண்களை அமைக்கும் போது அவை செல்லுக்குள் அடங்காதவனவாக இருந்தால் தானாக தன் அளவைச் சுருக்கிக் கொள்ளும்.
செல் பார்மட்டிங் ஷார்ட் கட்
எக்ஸெல் தொகுப்பில் செல் பார்மட் செயல்பாட்டினை அடிக்கடி மேற்கொள்பவரா நீங்கள்? இதற்காக பார்மட் மெனு சென்று அதனைத் திறந்து அதில் செல் பார்மட், டெக்ஸ்ட் டைரக்ஷன், பார்டர்ஸ், கலர் போன்ற செயல்களை மேற்கொள் கிறீர்களா? நீங்கள் பார்மட் மெனு சென்று கிளிக் செய்யாமலேயே இதனை மேற்கொள்ளலாம். இதற்கு முதலில் மாற்றம் மேற்கொள்ளும் செல்களைத் தேர்ந்தெடுத்துக் கொள்ளுங்கள். அதன்பின் மெனுவெல்லாம் செல்லாமல் கண்ட்ரோல் ப்ளஸ் 1 (Ctrl + 1) கீகளை அழுத்துங்கள். உடனே நீங்கள் இந்த மாற்றங்களை மேற்கொள்ள வழி வகுக்கும் விண்டோவிற்கு கூட்டிச் செல்லப்படுவீர்கள். எவ்வளவு எளிதான வழி பார்த்தீர்களா!
ஒர்க்ஷீட் ஒரே பக்கத்தில் பிரிண்ட் செய்திட
இங்க் கேட்ரிட்ஜ் விற்கும் விலையைப் பார்த்த பின், சிக்கனமாக பிரிண்ட் செய்திடத்தான் அனைவரும் முயற்சி செய்திடுவோம். எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டில் சில வேளைகளில் அச்சிட வேண்டிய சில தகவல்கள் மட்டும் அடுத்த பக்கத்திற்கு செல்லும். அதனையும் சேர்த்து முந்தைய பக்கத்திலேயே அச்சிட எக்ஸெல் தொகுப்பு ஒரு வசதியைத் தருகிறது. இதற்கு "File" கிளிக் செய்து "Page Setup" செல்லவும். இப்போது கிடைக்கும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் "Page" என்னும் டேப்பினைக் கிளிக் செய்திடவும். இதில் கீழாக உள்ள "Scaling" என்னும் பகுதியில் "Adjust to" என்னும் ரேடியோ பட்டனை செலக்ட் செய்தவாறு அமைக்கவும். இதில் ஏற்கனவே "100%" என கொடுக்கப் பட்டிருக்கும். இதனை அதிகப்படுத்து வதன் மூலம் நீங்கள் டெக்ஸ்ட் சைஸை அதிகப்படுத்தலாம். குறைப்பதன் மூலம் டெக்ஸ்ட் சிறியதாக உங்களுக்கு அச்சாகும். ஆனால் பக்கத்தில் அதிக தகவல்கள் அச்சாகும். இதனைக் குறைத்து பின் பிரிண்ட் வியூ பார்த்து ஒரே பக்கத்தில் படிக்கக் கூடிய வகையில் அதிக தகவல்களை அச்சிடுங்கள். இதன் பின் ஓகே கொடுத்து வெளியேறவும். படம் உள்ளது
எக்ஸெல் பார்மட்டிங்: சில வழிகள்
செல்களை செலக்ட் செய்து பின் Ctrl + Shift + ~ அழுத்தினால் அந்த செல்களில் எண்கள் பொதுவான பார்மட்டில் அமையும்.
Ctrl + Shift + $ என்ற கீகள் அந்த செல்களில் கரன்சி பார்மட்டை ஏற்படுத்தும். இரண்டு டெசிமல்களுக்கு இது காட்டப்படும். மைனஸ் ஆக இருந்தால் அடைப்புக் குறிகளுக்குள் இருக்கும்.
Ctrl + Shift + % கீகள் தேர்ந்தெடுக்கப் பட்ட செல்களில் உள்ள எண்களை பெர்சன்டேஜ் பார்மட்டில் டெசிமல் எண்கள் இல்லாமல் காட்டும். செல்லில் உள்ள எண்ணை எக்ஸ்போனென்ஷியல் வடிவில் இரண்டு டெசிமல் வடிவில் பெற Ctrl + Shift + ^ என்ற கீகளை அழுத்தவும்.
Ctrl + Shift + ! என்ற கீகள் இரண்டு டெசிமல்களில் எண்களைக் காட்டும். எண்களுக்கு இந்திய முறைப்படி கமாக்களை (1,000) அமைக்கும். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்களில் அவுட்லைன் பார்டர்களை அமைக்கும். அமைந்த பார்டர்களை நீக்குவதற்கு Ctrl + Shift + _ என்ற கீகளை அழுத்தவும். தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட செல்களில் உள்ள எண் மற்றும் எழுத்துக்களை அழுத்த மாகக் காட்ட Ctrl + B கீகளை அழுத்தவும். அவற்றை சாய்வாக அமைக்க Ctrl + I கீகளை அழுத்தவும். Ctrl + U என்ற கீகள் செல்களில் உள்ள தகவல்களுக்கு அடிக்கோடு இடவும் நீக்கவும் செய்திடும். அதே போல தகவல்களின் மீது குறுக்குக் கோடு இடவும் நீக்கவும் Ctrl + 5 என்ற கீகளை அழுத்தவும்.
செவ்வக வடிவில் செல்களைத் தேர்ந்தெடுக்க
எக்ஸெல் தொகுப்பில் Ctrl +Home கீகளைக் கிளிக் செய்தால் உடனே கர்சர் இடது மேல் மூலையில் இருக்கும் முதல் செல்லான A1 செல்லுக்குச் செல்லும் என்பது உங்களுக்குத் தெரியும். கர்சர் இருக்கும் செல்லில் இருந்து A1 செல் வரை அனைத்து செல்களும் ஒரு செவ்வகம் போலத் தேர்ந்தெடுக்கப்பட வேண்டு மானால் இன்னொரு கீயை இவற்றுடன் சேர்த்தால் போதும். Ctrl +Shift+ Home என்றவாறு கீகளை அழுத்தினால் அனைத்து செல்களும் தேர்ந் தெடுக்கப்படும்.
No comments:
Post a Comment